Undgå tidsrøverer og bevar overblikket

Af: Sofie Refsgaard, Personaleweb.dk, [email protected]

Planlæg din arbejdsdag, hold pauser og ryd skrivebordet mentalt inden du går hjem fra arbejde. Det hjælper dig med at holde fokus i en travl arbejdsdag og få mest ud af din tid.

Du bliver afbrudt af en kollega der stiller dig et spørgsmål. Du læser endnu en mail du er cc’et på. Telefonen ringer. Du bliver træt fordi det er sidst på dagen.

Der er mange ting der stjæler fokus og tid i løbet af en arbejdsdag. Mange tidsrøvere er du ikke selv herre over. Men der er flere ting du kan gøre for at holde fokus i din arbejdsdag og få mest ud af tiden.

Sæt et mål

Bente Bøllingtoft Lindstrøm fra firmaet UdviklingSvej, der holder kurser i at have styr på tiden, giver tips:

– Begynd dagen med at danne dig et overblik over hvad der ligger på dit bord – og prioriter så hvad du skal nå netop den dag, anbefaler hun. Og her er det vigtigt at du er realistisk. Ringer telefonen meget, eller kommer kollegerne ofte forbi og stiller spørgsmål, så skal du planlægge efter at blive afbrudt.

– Husk at tage højde for at du måske kun har fem timers effektivt arbejde og ikke otte, siger Bente Bøllingtoft Lindstrøm.

Det kan også være at der i løbet af dagen kommer nye opgaver som kræver din opmærksomhed. Men før du smider alt hvad du har i hænderne, så overvej om det er nødvendigt, for det tager tid at springe fra en opgave til en anden.

– Det er vigtigt at kunne vurdere og spørge om noget kan vente til i morgen, siger Bente Bøllingtoft Lindstrøm.

Husk pauser

Pauser er vigtige. Især hvis du har en travl dag. Det er dem der giver dig energi til at arbejde.

– Alle burde holde tre minutters pause en gang i timen, hvor de rejser sig op og går lidt rundt og bryder rytmen, anbefaler Bente Bøllingtoft Lindstrøm.

Hun anbefaler også at man holder en lidt længere pause både formiddag og eftermiddag. Og selvfølgelig også en halv time til frokost. Det værste du kan gøre, er at springe frokosten over, for så arbejder du på halv kraft hele eftermiddagen.

God afslutning

Når dagen er slut, skal du sørge for at få mentalt rent skrivebord, som Bente Bøllingtoft Lindstrøm kalder det. Ellers kommer du til at tænke på det du ikke nåede, når du kommer hjem i sofaen, eller når du skal sove.

– Hold et lille ledermøde med dig selv, hvor du ser på hvad du har nået, hvad der er gået godt, og hvad der kunne være gået bedre. Hvis du ikke har nået det hele, så flyt opgaverne til i morgen eller overmorgen, siger hun.

Så planlæg din dag, hold pauser og afslut dagen ordentligt. Den tid er godt givet ud, for det bliver nemmere at arbejde fokuseret og i sidste ende få mere ud af tiden.

Få flere input på http://personaleweb.dk, som er en fagportal der formidler viden om og erfaringer med aktuelle emner inden for personalepolitik.

6 tips til overblik

1.     Skab dig overblik over dagen – estimer – prioriter – eksekver!

2.     Sammensæt dit program med hensyn til energiperioder – du ved selv hvornår du er på toppen, og hvornår du er til trivi-opgaver

3.     Fokuser på det vigtigste – book dig selv til de allervigtigste ting – tidsblokke á 1 time ad gangen

4.     Hold pauser gerne med små fysiske øvelser – spis sund frokost, så du bevarer energien hele dagen

5.     Evaluer dagen og lav mentalt rent skrivebord før du går hjem fra arbejde – læg alt på rette hylde, så det ikke popper op om aftenen og natten. Lær.

6.     Vælg om du vil arbejde om aftenen – og hold den tid du har fastsat – giv plads til familie, venner, sport mv.

Kilde: Bente Bøllingtoft Lindstrøm

 

Artikler fra Krop+fysiks arkiv opdateres ikke.