Tekst: Clara Edgar Jakobsen

Foto: Translated By Us

Translated By Us har knækket koden: Samme produktivitet på mindre tid

Virksomheden Translated By Us har erfaret at den ved at kræve færre timer af de ansatte kan opretholde produktiviteten og samtidig skabe stor trivsel, et lavt stressniveau. Det eneste det har krævet, er en ny måde at strukturere arbejdet på.

Virksomheden Translated By Us lever af at lave oversættelser for en række forskellige kunder. Det betyder at nye opgaver hurtigt kan komme flyvende ind fra højre, eller at der skal udarbejdes uforudsete rettelser eller løsninger. Det kunne nemt betyde at arbejdsdagen ville føles hektisk og være præget af et højt pres og stressniveau hos den enkelte medarbejder. Men virksomheden har, lige fra den blev født i 2016, valgt at have fokus på at hverken timerne eller stressniveauet måtte løbe løbsk. Noget som direktør Mads Ingemann Blücher på sine tidligere arbejdspladser har oplevet nemt kunne ske.

– Jeg har været i den her branche i 15 år og mærket hvordan der har været en høj grad af personligt ansvar – og set hvordan det nemt kan løbe løbsk med timerne, fordi man hele tiden skal stå til rådighed for kunderne. Pludselig arbejder man tæt på 50 timer om ugen, og det ville vi gerne undgå. Derfor har vi struktureret os anderledes og sat en klar bagkant på arbejdsugen på 30 timer, forklarer han.

Flere om ansvaret

Da Translated By Us opstod, var Mads lige blevet far og havde derfor et ønske om at være mere hjemme. I starten kom det helt naturligt fordi der i opstartsfasen var ingen eller meget få kunder, og en del systemer som skulle op at køre. Ugerne var faktisk kortere end han var vant til, og han kunne mærke at det passede ham rigtig godt. Derfor blev det hurtigt en ambition at arbejdsugen hos virksomheden skulle være kortere end den gængse på 37 timer.

Da ideen var født, gik Mads og hans partner i gang med at finde ud af hvad der så skulle til for at den kunne få vinger. De opdagede at hvis de fordelte ansvaret for en kunde på flere, i stedet for at placere det hos én ansat, så kunne de undgå at nogen endte med at sidde på kontoret til langt ud på aftenen fordi en hastesag var væltet ind.

– Vi har skabt en kultur af arbejdsfordeling, som gør at man kan rejse sig og gå fra sit bord når ens dag er slut, også selvom opgaven ikke er færdig. Så overgiver man den simpelthen bare til en anden, som uden problemer kan tage over, fordi alle har et kendskab til alle kunder, og fordi vi gør meget ud af at kunne lave en god overlevering, forklarer Mads.

Alle med rødt armbånd skal op!

For Mads at se handler det om at skabe den rette kultur, hvis man vil skære i timerne. Den kultur er det hans og hans partners opgave at fastholde, og det gør de med benhård præcision. Han tegner billedet af en svømmehal i gamle dage, hvor man fik farvede armbånd på når man kom ind, og bademesteren gav besked når alle dem med rødt armbånd skulle forlade bassinet. Sådan er det nemlig lidt på kontoret.

Når man har været her i seks timer, skal man lukke ned og pakke sammen.

For at få det til at lykkes, arbejder alle som nævnt med arbejdsdeling, og der er skabt nogle konkrete systemer og rutiner som er med til at sikre at timerne holder sig inden for rammerne. Virksomheden har blandt andet implementeret daglige fem-minutters møder, hvor de tager temperaturen på hvem der har meget på deres bord, og hvem der kan tage fra. Derudover har de skabt et omstillingssystem, der sørger for at medarbejdernes telefon automatisk omstilles til kontoret når de stempler ud.

Det sociale har stadig en plads

Og slutteligt har de skåret spildtid og sekundære funktioner fra.

– På mine tidligere arbejdspladser har jeg som funktionæransat oplevet at man hurtigt blev en blæksprutte som skulle klare alt muligt andet end sin primære funktion. Så skulle man lige være med til at planlægge en sommerfest eller sørge for at stille frem til frokosten. Den slags sekundære opgaver filtrerer vi fra, siger han.

Det betyder ikke at det sociale ikke bliver prioriteret, men at det bliver organiseret anderledes. En gang om måneden går hele kontoret ud og spiser frokost sammen. En gang i kvartalet spiser de en middag sammen, og til sommer og jul holder de en fest. Det kræver selvfølgelig planlægning, men i stedet for at lægge det på skuldrene af en medarbejder som i forvejen er presset, bliver den eller de ansatte som skal stå for det, taget ud af den daglige produktion. Noget de kan, fordi de øvrige ansatte nemt kan træde til på deres kunder.

Virksomheden har også, efter corona, indført træning på kontoret. Mange var nemlig rigtig frustrerede over at crossfit-centrene blev lukket i foråret, og derfor blev der indkøbt måtter og afsat tid til at få brugt kroppen i løbet af dagen. Det har givet stor glæde og er noget de vil fortsætte med, også når træningscentrene åbner igen.

Tid til sol og stille morgener

Ved at skære det overflødige væk er det lykkedes Translated By Us at skabe en 30-timers arbejdsuge, som giver plads til fritiden, samtidigt med at virksomheden har opretholdt en produktivitet som er på linje med det Mads har oplevet i alle sine år i branchen. For ham giver de ekstra timer mulighed for at både han og hans kone kan have et arbejdsliv, samtidigt med at de har tid til deres børn.

Han kunne ikke forestille sig nogensinde at skulle tilbage til at arbejde mere.

Projektleder Johannes Højgaard Nielsen oplever at han har tid til mere af det der giver ham glæde i hverdagen.

– Den ekstra time betyder at jeg når at se solen før den går ned – også i vinterperioden. Om fredagen møder jeg først kl. 10.30, til gengæld har jeg også først fri kl. 17.00, men det betyder at jeg om fredagen ofte når at dyrke yoga en halv time, bruge lang tid på at løse dagens kryds-og-tværs eller bare kan bruge en hel time på at spise morgenmad! Noget der er ret lækkert og luksuriøst, siger han.

Johannes oplever også at selvom Translated By Us arbejder med deadlines, og stressniveauet i korte perioder kan være forhøjet, så er strukturen i virksomheden med til at sørge for at der bliver givet en hjælpende hånd hvor der er brug for det, så stressen ikke bliver langvarig eller konstant, men er momentan.

Effektivitet og struktur er nøgleord

Endnu en forudsætning for at lykkes er konstant opmærksomhed på hvordan tiden på kontoret rent faktisk bliver udnyttet.

– Jeg holdt et foredrag for nogle industribosser om vores organisering, og de startede med at synes det lød helt skørt. Men hen mod slutningen måtte de erkende at de faktisk ikke anede hvad mange af deres funktionæransatte lavede bag computerskærmen.

“Jeg mener at mange kan nå mere på kortere tid hvis arbejdet er struktureret rigtigt.”

Det betyder at der ikke altid er tid til de lange snakke omkring kaffemaskinen eller til at kigge på ferier mellem opkald. I stedet er det sociale sat i faste rammer, og der er tid til fritiden i fritiden. Men det betyder også at virksomheden har flere medarbejdere for at fylde ugen ud, og Mads forklarer at man derfor ikke skal vælge dem som arbejdsplads for at få den højeste løn, men derimod fordi de sikrer at alle ansatte har tid til et liv uden for kontoret. Og det ser ud til være til glæde og gavn for alle. I hvert fald viser alle undersøgelser en høj grad af medarbejdertilfredshed, ligesom Translated By Us har en lav grad af udskiftning i deres stab, konkluderer Mads Ingemann Blücher.

Læs også:

Derfor kan det være mindre stressende at klare den samme mængde arbejde på mindre tid