Kontorlandskaber: Velsignelse eller forbandelse?

Af: Gitte Arnbjerg og Marianne Nørup, Foto: Colourbox

Et larmende inferno af forstyrrelser. Eller det perfekte rum til at udvikle kreativitet, samhørighed og viden. Når det handler om storrumskontorer, er der en tendens til at  vandene deler sig. Men et stort projekt har vist at det er relativt nemt at mindske gener ved storrumskontorerne.

Storrumskontorer er løsningen på moderne virksomheders udfordring med at skabe  videndeling blandt medarbejderne, mener nogle. De store rum giver bedre faglige og  sociale relationer mellem medarbejderne – og dermed større arbejdsglæde og bedre  kvalitet. Og så kan de være en økonomisk og pladsbesparende måde at bygge kontorer  på.For andre er storrumskontorer af det onde: Personer som arbejder i åbne  kontorlandskaber, får ikke ro - og er dermed både mindre tilfredse og mindre effektive.  Man er bange for at forstyrre hinanden, og man kan føle sig overvåget. Folk klager over  støj, dårligt indeklima, forstyrrelser og manglende privatliv, lyder det.Umiddelbart er det mest den negative tilgang der gør sig gældende. En opsamlende videnskabelig analyse fra 2005 fastslår fx at storrumskontorer reducerer privatliv og jobtilfredshed, og at meget tyder på at de store rum faktisk forværrer relationerne mellem de ansatte. Og en dansk undersøgelse fra Arbejdsmiljøinstituttet af 2.300 kontoransatte i  22 forskelligartede kontorbygninger viser at ansatte i kontorlandskaber har væsentligt  flere problemer med indeklima, støj, koncentration, træthed og hovedpine end ansatte i traditionelle kontorer. Jo større kontorer, jo større problemer. Og trods hypotesen om det modsatte oplever de ansatte i traditionelle kontormiljøer, ifølge undersøgelsen, lige så stor indflydelse, social støtte og feedback som de ansatte i kontorlandskaber.
Storrum stiller nye krav til indeklima Når en masse elektronisk udstyr og mange mennesker er samlet i ét rum, er det en stor  udfordring at sikre et godt indeklima. Ikke mindst fordi moderne kontorbygninger er godt  isolerede – og derfor meget tætte – og ofte har store vinduespartier. Høje temperaturer, træk eller et larmende ventilationsanlæg er blot nogle af de udfordringer man kan møde.Færre vinduer mod syd og automatiseret naturlig ventilation er blandt de råd du kan finde  på Indeklimaportalen.dk, hvor du kan læse mere om emnet – og bl.a. finde gode  eksempler på velfungerende storrumskontorer.

Det hjælper at snakke om det!

Meningerne er som sagt delte, men der er enighed om at man med succes kan gøre en  indsats for at mindske generne ved storrumskontorer. Blandt andet har COWI og Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø i et treårigt projekt haft fokus på  storrumskontorer. Formålet var at undersøge effekten af forskellige forebyggende indsatser mod generende støj og forstyrrelser.Tre virksomheder, som alle har valgt åbne kontorer for at understøtte videndeling og nye arbejdsformer, medvirkede i projektet, som satte ind på tre områder. Og det viste sig at den ene indsats, ”Organisering og adfærd”, havde dokumenteret effekt! Her drøftede medarbejdere og ledelse i fællesskab hvilke principper der skulle gælde for indretningen i netop deres storrumskontor, hvorefter de udarbejdede og implementerede nogle  leveregler som passede til netop dem. Efterfølgende oplevede medarbejderne mindre  generende støj, færre forstyrrelser og mindre koncentrationsbesvær.Projektet undersøgte også virkningen af forskellige akustiske tiltag, men her var de tre arbejdspladser i forvejen så langt fremme at små tiltag som bedre headsets og støjskærme ikke viste nogen markant forbedring. Heller ikke på det tredje måleområde, der handlede om medarbejdernes holdning til deres arbejde, kunne forskerne se  signifikante ændringer.
AKUSTIK En af de helt store udfordringer i storrumskontorer er støjniveauet. Lydene fra de mange mennesker og funktioner forstærkes af at mange moderne kontorbygninger har højt til loftet og er konstrueret af hårde materialer, fx med gipsvægge og -lofter. Men også her kan der sættes ind:
  • Allerbedst skal alle relevante akustiske forhold tænkes ind allerede i  byggeprocessen.
  • Indretningen påvirker akustikken, bl.a. har placering af reoler, skærmvægge etc. betydning. Placér lydabsorberende materialer på strategiske steder. Vælg lydsvage gulve. Placér jer så I ikke skal tale højt for at få kontakt til kolleger I arbejder tæt sammen med, og så der ikke er unødvendigt meget trafik gennem lokalet. Få evt. hjælp af en akustik-ekspert.
  • Der er forskel på støj. Det er særligt andre folks samtaler og ringende telefoner der generer, viser undersøgelser. Og så forstyrrer uvedkommende støj mere end støj fra videndeling. Kan I ændre ringetoner? Kan alle benytte trådløse headsets, så man altid har telefonen på sig? Kan I indføre ”snakkerum” og ”stillerum”?

Mange faktorer på spil

Projektet kortlagde flere interessante erfaringer. Blandt andet:Arbejdets art har betydning: Det er mange eksempler på at medarbejdere føler sig forstyrrede i storrumskontorerne, og mange mener at deres arbejde ikke er egnet til at blive udført i storrumskontor – eksempelvis fordi de arbejder detaljeret med opgaver som deres kolleger alligevel ikke kan give input til.Projektet viste da også at medarbejdere med forholdsvis stort behov for koncentration og mindre behov for videndeling bliver mere forstyrrede i storrumskontoret end deres  kolleger. Omvendt er der færrest klager over forstyrrelser fra de medarbejdere der har  størst behov for at videndele og mindst behov for koncentration.Det arbejde der udføres, bør således tages i betragtning når en arbejdsplads beslutter om  den skal indføre storrumskontorer, og hvordan disse skal indrettes. Med andre ord bør kontorlandskaber oprettes med en hensigtsmæssig begrundelse, og ikke kun fordi det er billigt.Gode intentioner løber ud i sandet: Selv de virksomheder der har været meget fokuserede på at skabe gode arbejdsvilkår da  de etablerede deres storrumskontorer, slækker på kravene med tiden. Blandt andet  inddrages mødelokaler til kontorer, og ad-hoc-mødelokaler til planlagte møder.  Virksomhederne må derfor fortløbende have fokus på trivsel i storrumskontorerne.Individuelle hensyn: Selvom mange medarbejdere er glade for storrumskontorerne, er der enkelte der virkelig  mistrives. Ofte er ledelsen henholdende med at tillade individuelle hensyn, blandt andet  fordi man er bekymret for at ”alle” medarbejdere pludselig ønsker særlige forhold. Men undersøgelsen viser at kollegerne faktisk udtrykker ønske om at kunne gøre noget for at højne trivselen for de få der decideret mistrives.Støj eller forstyrrelse: Projektet viser at det kan anbefales at tale om støj frem for forstyrrelse i sit  storrumskontor. Der er nemlig en tendens til at det er nemmere at se løsninger og være handlingsorienteret når man bruger begrebet forstyrrelser.Fem særlige forhold har betydning: Projektet har identificeret fem dimensioner der har særlig betydning for arbejdsmiljøet i storrumskontorer:
  • Forstyrrelse
  • Koncentrationsbehov
  • Mulighed for privathed
  • Behov for videndeling
  • Mulighed for videndeling.
De fem dimensioner kan med fordel indgå i virksomhedens APV (arbejdspladsvurdering),  og på den måde kortlægge forholdene i de enkelte kontorer. Et spørgeskema der dækker  de fem forhold, kan ses i pjecen ”Storrumsguiden”, www.arbejdsmiljoweb.dk.Der kan gøres noget: Det nytter at gøre en indsats!
Sådan får I storkontoret til at lykkes Hvis projekt storrum skal lykkes, er det nødvendigt at lokalets brugere og interessenter får vendt en række emner i fællesskab. Der skal ikke nødvendigvis så meget til for at begrænse de negative konsekvenser.
  • Lav en plan! Afhold fx en temadag (eller to halve) hvor alle der bruger storrummet, drøfter hvordan det skal indrettes, og ikke mindst hvordan det skal bruges. Dagen  skal munde ud i en konkret handlings- og opfølgningsplan. Jeres snakke skal bl.a.  handle om indretning, adfærdsregler, fælles kultur og forståelse. Fx:
    • Arbejdsformer: Hvem samarbejder, og hvordan? Har vi meget teamwork? Har vi brug for meget rum til koncentration?
    • Indemiljø: Varme, lys, nærhed til vinduer etc. Kan vi regulere på faktorerne? Kan individuelle præferencer tilgodeses?
    • Indretning og placering: Hvor kan vi gå hen når vi skal koncentrere os? Eller arbejde i små grupper? Sidder vi tæt på dem vi arbejder mest sammen  med? Sidder de der har flest ”besøg”, nærmest ved indgangen?
    • Støj/akustiske forhold: Hvordan er akustikken, og hvordan indvirker den på os? Kan der laves tiltag der bedrer akustikken? Hvad er ubehagelig støj, og hvad er okay?
    • Leveregler for netop jeres kontor: Må man synge fødselsdagssang? Spise ved mødebordet? Skal man gå ind i et andet lokale når man taler i telefon? Kan man bede de andre om at dæmpe sig når man selv grinede højt i går? Hvordan markerer vi at vi ikke vil forstyrres? Hvad forstyrrer? Hvordan kan  vi undgå eller nedbringe forstyrrelserne?
  • Hold fast i planen, også når der går hverdag i den. Udpeg evt. en person der er ansvarlig for hvordan virksomhedens lokaler bruges.
Læs mere i pjecen ”Storrumsguiden”, www.arbejdsmiljoweb.dk 
 

Artikler fra Krop+fysiks arkiv opdateres ikke.

Klinikker i nærheden af dig